• Implementar conteos cíclicos.

Esta técnica es básica para el Control de Inventarios en almacenes en empresas de todo tamaño. Se trata de una metodología que consiste en hacer un recuento frecuente de una parte del Inventario en el almacén, encontrando discrepancias surgidas, especialmente a raiz de perdidas o robos hormiga.

* Aunque las perdidas o robo en los almacenes parezca un problema pequeño en las empresas, pueden llegar a comprometer el bienestar financiero de un negocio si no se le presta atención. Según datos de la revista Forbes, este fenómeno puede generar pérdidas entre el 3% y el 5% en las empresas e incluso en grandes corporaciones.

Además los conteos cíclicos ayudan a comparar los datos físicos con los de los sistemas de gestión. Aunque estos sistemas son muy precisos, es importante ser metódico y minucioso con el control de inventarios.

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• Implementar el metodo ABC

El metodo ABC, también conocido como método 80/20, clasifica los productos con base en la importancia, demanda y valor que representan.
Los productos clase A, que representan aproximadamente el 20% del inventario, tienden a tener una frecuencia de venta baja, pero son los de mayor valor económico, llegando a representar hasta el 80% del valor total. Por lo tanto, el control de esta clase de bienes debe ser prioritaria, ya que la pérdida de uno de estos representaría una caída significativa en el patrimonio de la organización.
En cuanto a los productos clase B, tienen una frecuencia moderada y representan, desde el punto de vista de unidades, el 40% del inventario, mientras que apenas concentran el 15% del valor del mismo.
El otro 40% del inventario está conformado por productos de clase C, que apenas representan el 5% del valor de este y tienen un volumen de demanda amplio y continúo. Debido a esta dinámica, los artículos de menor valor son los más difíciles de controlar y, por eso, el seguimiento constante debe ser una prioridad.

• Contratar el personal adecuado

Cuando se habla de perdidas o robo, el factor humano en la empresa juega un rol fundamental. Por esa razón, para disminuir este problema se tiene que contratar el personal correcto, a través de procesos de selección que apliquen los mejores principios de la gestión de recursos humanos.
Además, es importante promover el sentido ético y moral en los empleados a la par de la productividad.

Importante retener a empleados valiosos y responsables a través de políticas salariales atractivas y otros beneficios. También es importante capacitación efectiva que incluyan las mejores prácticas para el manejo de inventarios. La capacitación interna no solo previene, también es una técnica efectiva para combatir las pérdidas o robos derivados de fallas a la hora de clasificar o contabilizar mercancías.
Uno de los puntos claves, en relación con la capacitación, es la familiaridad de los empleados con sistemas y soluciones que contribuyen con una gestión efectiva de los inventarios.

• Inversión permanente en tecnología

Las tecnologías de captura de datos y lectores de codigos de barras y RFID ayudan a las empresas a optimizar los controles de inventario, reduciendo errores en el conteo y contabilización de mercancías.

• Principios basicos en el control de Almacenes

En términos generales, los principios básicos para controlar todo almacén son: Coordinación, Equilibrio, Minimización y Flexibilidad.

Coordinación

Este principio hace referencia al aislamiento, en sentido figurado, del inventario o almacén del resto de la empresa. Esto quiere decir que deben existir equipos de trabajo, sistemas y flujos operativos dirigidos específicamente a estos; así como un espacio unico y de acceso restringido, especialmente para el almacén principal.

Equilibrio

Cuando se trata de gestionar almacenes, es necesario cuidar tanto el stock y la existencia como aspectos relacionados con el servicio y cuidado del espacio, entre estos el orden, la seguridad y la higiene.
Al cumplir con este principio, el espacio será tan ordenado como la empresa en sí, lo cual ayuda a prevenir las perdidas o robos.
Si los productos o insumos están organizados correctamente y las instalaciones están en buen estado se transmite profesionalismo y control interno. Mientras un almacén deteriorado, sucio y con una clasificación deficiente le puede hacer pensar a colaboradores o visitantes que, al existir tal nivel de desorganización, un robo no será notado.

Minimización

La minimización recomienda que los espacios de los almacenes deben ser aprovechados al máximo. Los espacios no utilizados óptimamente dan cabida a manipulaciones no deseadas de productos.
Al igual que el desorden y la suciedad, los almaceness con muchos metros desocupados generan una percepción de bajo riesgo para aquellos que, lamentablemente, son capaces de incurrir en robos.

Flexibilidad

Como mencionamos anteriormente, conviene imaginar el almacén como un ente aislado que necesita esfuerzos específicos y la aplicación de los mejores principios de gestión empresarial. Por ese motivo, así como se debe ser flexible y proactivo para gestionar el negocio en sí, también es necesario serlo en la gestión del almacen y la clasificación de productos.
Es necesario adaptarse a las nuevas exigencias en gestión de productos o insumos que plantea el crecimiento de la empresa o la demanda o diferentes situaciones del mercado, por consiguiente es recomendable revisar periodicamente los planes de acción y renovar el flujo operativo.
En este punto es importante los beneficios que la tecnología brinda para la mejora permanente en el flujo operativo.

• Implementar labores de vigilancia

Cuando se trata de vigilancia dentro de los almacenes y espacios de acopiamiento, destacan las siguientes acciones:

Instalación de sistemas de cámaras

Como ya sabemos, la percepción de riesgo es un aspecto clave en el robo. Si colaboradores y visitantes sienten que serán descubiertos al cometer un acto indebido, los índices de pérdidas bajarán o desaparecerán. Estos sistemas pueden estar acompañados de alarmas que alerten cuando una persona ingresa a ciertas áreas del almacén en horas no permitidas.

Condiciones de vestimenta

Esta acción es de persuación para el intento de cometer un robo. Si se prohibe las chaquetas, los bolsos de mano y otras prendas o artículos a la hora de entrar a almacenes y espacios de acopio, la empresa será mucho menos propensa a sufrir robos.
Importante no sobrepasar límites en las acciones y labores de vigilancias, que puede incomodar a los empleados, por ello que este tipo de acciones siempre deben estar acompañadas de charlas, talleres y otros métodos de educación y concientización interna sobre los valores éticos y morales y el profesionalismo.